Erfolgreiche Meetings

Just in time

Meetings können Zeitfresser sein, wenn sie nicht richtig geplant sind. Deswegen: Beginnt pünktlich und endet rechtzeitig. Zeit ist kostbar, und niemand mag es, wenn Meetings sich unnötig in die Länge ziehen. Beginnt pünktlich und haltet euch an die vorgegebene Zeit. Das schafft Vertrauen bei den Teilnehmenden und zeigt, dass ihr ihre Zeit respektiert. Damit alles nach Plan läuft, jeder zur richtigen Zeit sprechen kann und die Agenda ihr Ziel erreicht, hilft eine Moderation. Sprich, es ist sinnvoll, eine Person des Meetings dazu zu beauftragen, zu moderieren und damit sicherzustellen, dass die Diskussion auf Kurs bleibt und nicht vom Thema abschweift. Achtet darauf, dass jeder die Möglichkeit hat, seine Meinung zu äußern, ohne dass eine Person das Gespräch dominiert. Das funktioniert vor allem durch klare und präzise Kommunikation. Sprecht deutlich, verwendet einfache Sprache und stellt sicher, dass alle Teilnehmenden verstehen, worüber gesprochen wird. Aktives Zuhören ist ebenfalls wichtig, um Missverständnisse zu vermeiden.

Das bedeutet: kein Multitasking! Vor allem bei hybriden Meetings wird oft parallel mal eine Mail verfasst oder an einer anderen Aufgabe gearbeitet. Das verursacht weiteren Stress und ist nicht ratsam für die Produktivität des Meetings. Dennoch: Moderne Technologie kann die Effizienz von Meetings erheblich steigern. Videokonferenz- und Kollaborationstools ermöglichen es, Meetings virtuell abzuhalten und die Teilnahme von entfernten Teammitgliedern zu erleichtern. Diese Tools bieten auch Funktionen wie Bildschirmfreigabe und Dokumentenzugriff, um die Präsentation und den Austausch von Informationen zu verbessern. 

Unser Fazit?

Erfolgreiche Meetings und Teambesprechungen erfordern eine sorgfältige Planung, klare Kommunikation und effiziente Moderation. Wenn ihr diese Prinzipien befolgt, können Meetings zu produktiven und wertvollen Arbeitszeiten werden, anstatt reine Zeitverschwendung zu sein. Jeder im Team trägt Verantwortung dafür, dass Meetings effizient und zielführend sind, und gemeinsam könnt ihr die Zeit effizient nutzen und bessere Ergebnisse erzielen. Ist ja auch eine Win-win-Situation: Mit einem kürzen Meeting sparst du nicht nur Zeit, sondern auch Energie. Aber falls du noch den passenden Stromvertrag für dein virtuelles oder hybrides Meeting brauchst – haben wir für dich!

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